2015年6月24日

作業効率を改善するために活用すべき、ノートやメモの書き方

作業効率改善イメージ画像


打ち合わせ、電話、勉強会など、ノート・メモをとることがあります。この記事では、作業効率を改善するノート・メモの書き方をご紹介します。

作業効率を改善するノートの書き方

内容のまとまりが見やすいレイアウトにする

項目番号を目立たせたり、空行を設けたりして、内容のまとまりを区分すると見やすくすると、後で情報を探しやすく、作業効率を改善できます。

行頭に項目番号を書くスペースを作り、本文をインデント(行頭の数文字には項目番号以外書かない)すると、項目番号が見やすくなります。インデントの幅が広すぎると本文を書ける量が少なくなるので、2文字程度で構いません。

1-1、1-2、1-3というように階層がある見出しを作るほうが分かりやすいので、2~3段階の階層を作ると良いでしょう。

意味が分かる程度に簡潔な箇条書きにする


箇条書きのほうが後で情報を探しやすいでしょう。体言止めでは、後で見て内容を把握できなさそうなときは、意味が分かる程度に短い文章で書くと良いでしょう。

重要なことだけ書いてみる


ノートをとるのが苦手な方は、書くことに必死になっていると、聞き逃してしまうことがあります。すべきことは必ず書き留めなければいけませんが、内容は重要なことだけ書き、話を理解することを優先するほうが、かえって記憶に残ることがあります。

記憶が新しいうちに補足する

後日、書けなかったことを補足すると完成度が高いノートになり、記憶が鮮明なうちが効率的です。たとえば、あいまいにしか聞き取れなかった言葉や、分からなかったためにうまくノートをとれなかったところを補足します。

作業効率を改善するメモの取り方

すべきことは目立つように書く

得た情報と、「~を調べる」など後ですべきことが混ざると、後ですべきことを見つけにくくなります。記号をつける、囲む、色分けする、書く場所を区分するなどして、後ですべきことが目立つようにすると良いでしょう。

聞く項目を書いておく

電話や面談で質問するときは、予め聞く項目をリストアップしておき、答えを書き入れるスペースを空けておき、聞きながら記入していきます。


最後に

ひとつのテーマについて書くことが少ない場合はルーズリーフで、書くことがたくさんある場合は、扱いやすさからノートが向いています。ノートの大きさはB5が多いですが、A5や手帳サイズのものなど、持ち歩きやすさや書く量に合わせて選んでください。

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