2015年7月9日

仕事の効率アップ!達成できるTo doリストの作り方まとめ

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毎日毎日、タスクを書きだしては消化することを繰り返し、タスクに追われていませんか。

本来タスク管理は、業務の効率化を図るためのもの。

タスクを管理することが負担になっているのなら、やり方に問題があるのかもしれません。

そこで、仕事の効率をアップできるTo doリストの作り方をまとめてみました。

絶対にやらなければいけないタスクのみを記入

To doリストにタスクを記入するとき、あと回しにしてよいことまでも記入していないでしょうか。やるべきタスクが多過ぎると、やる気を失ってしまいがちです。To doリストに記入していくタスクは、必要最低限に抑えましょう。

実際にやる内容をかく

To doリストには、実際に行う具体的な作業を記入していきます。「○○さんに連絡をとる」ではなく「○○さんに電話する」、「デスクを片づける」ではなく「不要な書類を捨てる」といったように、具体的な事柄を記入することでイメージしやすくなるのです。

見込みの作業時間を書き入れる

タスクを書き終えたら、見込みの作業時間を書き加えていきましょう。すぐに終わるタスクなのか、時間を要するものなのか、一目で把握しやすくするのが目的です。

また、見込みの作業時間の合計を算出すると、全てのタスクが今日中に終わるものなのか、判断ができます。To doリストをExcelでつくっていると、見込みの作業時間の管理がしやすいです。

優先順位をつける

タスクや作業時間の見込みを書き終えたら、タスクの優先順位をつけていきます。優先順位のつけ方によって、今やるべき仕事は変わっていきます。

「期限がせまっている仕事」ははもちろん優先度が高いですが、「初めて取り組む仕事」や「作業時間が測れない仕事」も、終わらずに慌てないように、早めにこなしておきたいものです。

また、少人数で動かしているものよりも、「多くの人が関わっている仕事」の方が、周囲の人への影響を考えると、優先するべきでしょう。

短時間でタスクを書き終える

To doリストの作成に時間をかけてしまっていては、リストの作成自体が新たな仕事になってしまいます。必要以上に丁寧に書いたり、詳しく書きすぎていたりすると、余分な時間を費やしてしまうことになります。To doリストの作成は、手短に済ませましょう。

最後に

To doリストの作成によって、今なにからやるべきか把握しやすくなります。日々の業務に追われて、先にやるべきことを忘れていたといった事態を避けられるのです。

必要な仕事を効率よく進めるために、To doリストを活用した業務管理を行いましょう。

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