時間管理仕事術!第二領域の仕事に取り組めるようになる2つのポイント

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「第二領域」という言葉をご存知ですか?

これは、
『7つの習慣』(スティーブン・R・コヴィー著 キングベアー出版)
という本に書かれている時間管理のコンセプトです。

下記の図のように
緊急度を横軸、重要度を縦軸として、
仕事を分類します。

第二領域

具体的にどういった仕事、作業が分類される
かというと、

重要かつ緊急の第一領域:
クレームの電話
締切のある仕事
病気や事故など

重要ではないが緊急の第三領域:
大半の電話
無意味な接待や付き合いなど

重要でも緊急でもない第四領域:
インターネットサーフィン
単なる遊びなど

が当てはまります。

ビジネスにおいて重要な「第二領域」

では、これらに対して、
重要だが緊急ではない第二領域には、何が当てはまるのか?

それは、

社内のマニュアル作り
システム作り
集客の仕組み作り
品質改善

などがあげられます。

ビジネスにおいて、大切なのは
第二領域の内容をどんどんこなしていくことです。

商品の品質をあげれば、クレームが減る。
集客システムを組めば,その場凌ぎの集客をしなくて済む。

といったように、第二領域を増やすことで、
緊急である第一領域の仕事をどんどん減らすことが
できるようになります。

とはいうものの、
「それがなかなかできない」と感じていませんか?

ついつい、第一、第三領域の仕事ばかりに
時間をとられ、第二領域のための時間が取れない・・・。

そんな時、どのようにすれば
第二領域の仕事に取り組めるようになるのか?

実は、これから話すたった2つのポイントを
おさえるだけで、それができるようになります。

第二領域の仕事に取り組めるようになる2つの
ポイントその1:第二領域の活動を欲張らない

まずは、第二領域の活動を欲張らずに、
「週1つだけやる」という発想を取り入れて下さい。

あなたが独立系のコンサルタントであれば、
普段の仕事が忙しいハズです。

クライアントからの急な電話対応に追われたり、
仕事を取れば取るほど締切に追われて、なかなか
第二領域の仕事に取り組めないことも多いと思います。

そこであなたが考えるべきなのは、
「あれもこれも」という考えを捨てることです。

2つも3つもとなると、結局できずに終わりますが、
週に1つなら「やらなければ!」という意識が強く
働き、結果的に実行しやすくなります。

「北岡さん、1つだけだと少なくないですか?」
こんな風に思われたかもしれません。

そんな場合は、先月の第二領域に
取り組んだ数を思い浮かべて下さい。

おそらく、4つも5つも取り組めてはいないでしょう。

であれば、週に1つでも取り組む方が
心理的負担もかからずビジネスを進歩させて
いくことができます。

第二領域の仕事に取り組めるようになる2つの
ポイントその2:まとまった時間を確保する

実行するための時間はまとめて確保しましょう。

たとえば、第二領域の重点目標を1つ決めたとします。

これを「毎日30分だけやろう」というふうに
細切れにしてしまうと、どこかでスケジュールが
狂ってしまいます。

それを防ぐためには、
予め2~3時間をブロックしておく、のが最善策です。

たとえば、
木曜日の13時~15時は、第二領域に取り組む。
日曜日の午前中は、第二領域に取り組む。

このような感じでスケジュール帳に
最初からそのための時間を確保しておいてください。

こうすることで、効率的にかつ確実に
第二領域の仕事に取り組むことができます。

この2つ、知ってしまえばいたってシンプルな方法論です。
ただし、効果はバツグンです。

第二領域の大切さを知っていてるけれども
なかなか取り組めない・・・
という場合は、ぜひこの2つのポイントを
取り入れてみて下さい。

どんどん余裕のある仕事ができるようになり、
ビジネスが変化していきます。

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時間管理仕事術!第二領域の仕事に取り組めるようになる2つのポイント」への2件のフィードバック

  1. 禿山

    第二領域が山積みになっていると、無意識のストレスが溜まってきます。
    で、ストレスから逃げるため第四領域に行く。
    しかし、根本が解決していないため、ちっともストレスはなくなりません。
    そしてまた第四領域に逃げる。負のスパイラルです。

    第二領域を放置するのは、どこから始めていいものか
    溜めすぎたゆえに分からないことが
    原因となっている場合もあります。
    どれからやるか迷うと、挫折します。
    ひとつに絞っても、本当にこれを最初にするべきか自信がなく集中できない。

    ひとつ始めれば、次も出来るのが分かっていても
    自分にとっての最初のひとつが選べない。
    こんな場合はどうしたらいいでしょう?
    機会があれば、解決法をメルマガ等で教えてください。

    返信
  2. アーチェリー

    やらなければ、と思いつつ全く手がつけられていない「第2領域」をたくさん持っています(><)
    早速予定に組んで、まずは週に1度時間をとります。

    ありがとうございました。

    返信

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