仕事のタスク管理で締切を必ず守る方法

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多くのタスクに追われていると、仕事の締切が守れないといった事態に陥り兼ねません。こなせないタスクや、埋もれてしまうタスクが起こることが想定されます。

仕事の締切を必ず守るためのタスク管理の方法をまとめてみました。

 

タスクを細分化する

大きな枠組みでタスクを書きだしていると、作業の終了時間の見込みが甘くなりがちです。1つのタスクで、1~2時間も見込みよりも時間を要することもあり得ます。そこで、タスクを細分化しておくと、業務量を測りやすくなります。

例えば、「月曜日の会議に予算案を提出」だけをとってみても、「○○のデータの拾い出し」、「○○のデータ作成」、「予算案作成」といったような3つのタスクが考えられます。

タスクの締切と業務の締切を設定

タスクごとに締切を記入し、各タスクの締切に間に合うように、1週間に終わらせるタスクタスクを決めていきます。タスクごとの締切だけ決めたのでは、業務量に波がある場合、ゆったりとその週にやるべきタスクだけをこなした後、翌週のタスクが多いと業務に追われることになります。

翌週に締切のタスクでも、今週にゆとりがあれば今週の締切のタスクとすることで、余裕を持って仕事に取り組めるとともに、業務の平準化が図れるのです。また、タスクを細分化したことで、例えば一つのプロジェクトに関わることでも、

下調べまでのタスクは今週、企画書の作成自体は来週といったように分けやすくなります。細分化されたタスクをこなしていくことで、業務の進捗の見える化にもなります。

締切ごとにタスクを見直す

タスクによっては、他者の連絡待ちや資料作成待ちといった状態になることもあり、自分が締切を守るように努力していても、予定通りにはこなせないこともあります。また、週の途中で追加されるタスクもありますので、調整が必要です。

1週間ごとのタスクの締切の際にはタスクを見直して、他者の都合で遅れていてできないものがあれば、今できるタスクと入れ替える、追加されたタスクが多ければ翌週以降にまわすなど、タスクの締切を見直していきましょう。

最後に

漠然と業務量が多い状態ではモチベーションを保つのが難しいですが、タスク化することで業務をこなしている達成感を得やすくなります。また、仕事の締切を守るためには、余裕を持ったタスク管理を行うことも大切です。1週間ごとにタスクの締切を設けることで、前倒して進めていく意識を持つようにしましょう。

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