スケジュール帳を管理して使いこなすコツ

スケジュール管理イメージ画像

毎日の業務の効率化のためには、スケジュール管理が欠かせません。

スケジュール帳のアナログならではのよさが、最近見直されています。

そこで、スケジュール帳を管理するコツを紹介します。

 

 

スケジュール帳を使うメリット

スマホでアプリを使ってスケジュール管理をすることもできますが、敢えてスケジュール
帳を使うことにはメリットがあります。スケジュール帳はすぐにさっと見ることが可能で、
1カ月や1週間全体のスケジュールを見渡せます。

また、手で記入することで、記憶に残りやすくなることも利点です。データ消失の心配がないことも挙げられるでしょう。

仕事によってマンスリーかウィークリーか選択

営業職など1日に何件かのアポイントが入り、1日の予定を時系列で書き込む必要がある人
は、ウィークリーが使いやすい。増えていく予定も、後から書き足しやすい。

一方、事務職などデスクワークが中心の人は、1カ月の予定が一遍に見られるマンスリーが向
いています。業務内容に合ったものを選びましょう。

色分けをして書く

黒一色で書かれた手帳は何が重要か、どれがプライベートな内容か、判別しづらくなりま
す。例えば、「重要なことは赤、仕事は青、プライベートは緑」といったように色分けして
記入しましょう。

「赤・青・黒」の3色でもよいのですが、日付は黒で書かれていることが
多いので、黒以外の色を使うと見やすい。特に重要なものは、マーカーで囲っておく
のもよいでしょう。

スケジュールの予定と実績で色を分ける、打ち合わせや会議などのアポ、資料作成などの
作業といった業務の種類で色を分けるといった方法もあります。

付箋を使ってタスク管理をする

タスクをスケジュール帳に付箋を使って貼っておくと、やるべきこととスケジュールが一
目瞭然です。付箋にタスクを書き入れてスケジュール帳に貼っておき、終わったものから
捨てていきましょう。タスクの重要度で付箋を色分けしておくとわかりやすい。

月末には振り返る

スケジュールは立てるだけではなく、振り返ることも大切です。月末には1カ月を振り返
り、スケジュール通り業務を進行できていたか、目標を達成していたか、振り返りましょ
う。スケジュール帳に目標や反省を記入する欄をつくっておきます。

最後に

スケジュールを管理することで業務の効率化が図れ、予定やタスクの把握漏れが防げます。
手軽に書き入れられるスケジュール帳を業務管理に役立てていきましょう。

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