課題管理の役立つコツ

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チーム全体で共通の認識を持って、同じ方向性で業務を進めていくためには、課題を一元的に管理し、共有していくことが欠かせません。

上司という立場になったときに、課題管理を効率よく行うコツをご紹介します。

課題管理で部下の成長を促す

プロジェクトの進行にあたって、上司は部下に課題を与え、部下が課題から適切なタスクをみつけて処理する過程をマネジメントする、管理者として「課題管理」を行なう立場でいるべきです。

To doリストでタスク管理だけを行うと、何を目的とした業務か部下が理解しにくく、自ら考えて行動する力が養われにくくなります。課題を共有することで、課題からタスクを見出し、課題の解決に向けて能動的に動くことができるようになるのです。

タスクだけを与えていたのでは、いつまでもタスクで指示を出さなければならず、成長も見込めません。また、単にタスクだけをこなしていると、何のためのタスクかもわからずに業務を進めることになりがちです。

課題からタスクを簡単に見出せない人もいますので、タスクで指示を出した方が短期的な視野に立てば効率がよい。しかし、長期的な視野に立って、メンバーとチームとして共に成長していくためには、課題を与えるようにしましょう。

1つの課題に対して、タスクは1つとは限りません。課題からタスクを適切に見出せない、あるいは、多角的に思考できない部下に対しては、適宜アドバイスをするようにします。


問題を解決するための施策が、課題

課題管理を行なっても、プロジェクトの進行が上手くいかない要因の一つとして、管理するべき課題の出し方が適切でないことが挙げられます。

課題とは、プロジェクトの成功という目的のために解決すべきことをいいます。実際に起きている問題をそのまま課題とするのではなく、問題を解決するための施策が課題となります。

上司が適切な課題設定を行い、部下が課題からタスクを見出して処理し、上司が管理者として課題管理する、この流れが上手くできればプロジェクトがスムーズに進行しやすいです。

課題管理表を共有して進捗把握

課題管理を「見える化」するために、課題を一覧表として作成し、Googleスプレッドシート等で共有します。「課題名」「課題の詳細」「担当者名」「発生日」「期限」「完了・未完了」「備考」といった欄をつくります。

担当者が更新していくことで、課題の状況と進捗をメンバー全員が一目で把握できるようにしましょう。どのような状況まで進んだときに、更新を行なうかルール作りをしておくと、進捗の更新の画一化が図れ、課題管理がしやすくなります。

「完了・未完了」の欄は、まだとりかかっていないときは「未対応」とし、とりかかった後は「対応中」、「対応済」と更新し、管理者が対応内容を確認した後に、「完了」とします。

管理者は、いつまでも「未対応」となっているものには対応することを促し、「対応済」となっているものは、不十分な点がないか確認し、必要に応じて追加対応事項を備考欄に書き入れます。

課題を見える化することで、一担当者が今抱えている業務量がわかりやすく、新たな課題を誰に割り振るか判断しやすくなります。担当している課題と関連するものであれば、同じ担当者が受け持った方が、効率がよいこともあるでしょう。

課題管理表によって、メンバーがどのような課題をどのくらいのボリュームを担当しているかも把握できるのです。

また、課題を一元的に共有することは、管理者の作業効率をアップすることだけが、目的だけではありません。課題を共有することで、メンバー同士でも、他のメンバーの課題の処理状況を目にすることができます。

課題から見出したタスクに不十分な点がないか、他の課題を参考に自ら気づくことも期待できるのです。また、タスクを見出せずに悩んだときも、共有していることでどの課題に対することか伝えやすく、相談やアドバイスをし合いやすい環境をつくれます。メンバーの主体的な成長にも、課題管理表は寄与します。

ミーティングで進捗報告

定期的にミーティングを開催し、課題管理表をもとに進捗報告を1名ずつ口頭で行っていきます。課題一つひとつの詳細な事項をメンバーで共有するとともに、ミーティングまでに課題に対処しておくという意識づけにも役立ちます。

シート上だけでの管理では、モチベーションを保って取り組むのは難しいものがあるでしょう。

また、課題から見出したタスクの方向性が誤っていたり、不十分であったりすれば改善を促します。余計なタスクをこなしたことで、業務の進捗が遅れていることもあるかもしれません。

他のメンバーの進め方を参考に、アイディアを出し合う場にもなります。

指示を出した内容を課題管理表の備考欄に記載しておくことで、他のメンバーにも対処策が共有され、今後の業務の効率化に役立つことも期待できます。

最後に確認して欲しい

課題管理表を用いて課題管理を行うことで、課題の解決方法を共有し、メンバー同士が高めあって成長していくことが期待できます。


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