2015年7月7日

メモ帳を使って、仕事をスマートにこなす方法

メモ帳仕事イメージ画像


こなさなければならない業務や打ち合わせの内容など、メモにとるべきことは多くあります。

しかし、むやみやたらにメモを書いているとわかりづらく、重要な業務を忘れていたといった事態を招きかねません。

そこで、メモ帳を使った仕事の管理をスマートに行う方法をご紹介します。

タスクを記入し作業時間で分類

1枚ずつ切り離せるタイプのメモ帳を用意しておきます。朝、タスクをメモ帳1枚に1件ず
つ書いていきます。「○○さんにメールを送る」といったちょっとしたタスクや、「経費の
精算をする」というような雑務も書いておきましょう。

つぎに、メモ用紙を「緊急性が高い」ものを分けた後、「5分」、「10分」、「30分」「1時間
以上」のおおよその作業時間で分けていきます。

その後、まずは「緊急性が高い」仕事をこなした後、作業時間の短いものからこなし、終
わったものからメモを捨てていきます。翌日は残ったメモと、新たにタスクを書いたメモ
とともに振り分けるところからスタートです。

メモを捨てていくことで、作業をこなしている達成感が得られる活用方法です。

メモした内容をカテゴリーで分類

こちらも用意するのは、1枚ずつ切り離せるタイプのメモ帳。ミーティングの内容から電話
で打ち合わせたこと、タスクも手書きでメモをとるものは、全て同じメモ帳に書き込みま
す。

複数のメモ帳や付箋などに書き分けると、どこにメモをしたのかわからなくなりがち
だからです。そして、1日のうち時間のあるときに、もう必要のない内容のメモを切り取っ
て捨てていきます。

残ったメモも切り離し、「上司に相談」や「顧客に連絡」といったカテゴリーごとに分けて
おきましょう。

ミニノートタイプのメモ帳でタスク管理

ミニノートタイプのメモ帳を用意し、1日1ページを使ってタスク管理を行う方法です。ま
ずは、朝タスクを一通り書き出します。つぎに、タスクの右側にABCの3段階でタスクの
重要度を書き入れます。

そして、重要度をもとにして、仕事をこなす順番を書き入れてい
きます。1日の途中でタスクが増えたらメモ帳に書き足し、3の次の順番でやるのであれば、
「3-2」といったように、順番も加えましょう。

1日を終えたときに、重要度の低いタスクが残りますので、無理に遅くまで仕事をしなくて
も、効率よく業務がこなしやすくなります。

最後に

メモ帳を使いこなすと業務効率を向上させることができます。毎日、仕事がはかどらない
と悩んでいる人は、メモ帳を使ってタスク管理を取り入れてみましょう。

トップ4%のコンサルタントだけが知っている「5つのオキテ」を知りたい人は下記から登録!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です