2015年7月4日

真っ先に読みたくなるメール件名のつけ方5つ

メール件名マナーイメージ画像

ビジネスの場では、人によっては1日に大量のメールのやり取りが行なわれます。件名のつけ方によっては、他のメールに埋もれてしまい、読まれないこともあります。メールの件名のつけ方について、ビジネスでのマナーや真っ先に読んでもらうためのコツを紹介します。

メールの内容が一目でわかる

メールの件名で一番大切なことは、どんな内容の要件か件名でわかることです。「○○会議」や「○○案件」といったように、何に関わる事柄か必ず件名に入れるようにしましょう。要件のわからないメールは、後まわしにされてしまいがちです。

目的を入れる

メールでの要件には大きく分けると、「目を通して欲しいもの」、「返答を求めているもの」があります。このうち、特に「返答を求めているもの」は早急に読んでもらいたいものです。

例えば、メールの件名の最後に、「~のご相談」や「~のお願い」と書いてあれば、読んで検討して返答が欲しいことが件名だけで伝わります。「~のご報告」、「~のご連絡」の場合には、目を通して欲しいとわかります。件名でメールの目的を入れることで、相手はどんなアクションが求められているのかわかるのです。

日付を入れる

毎週、あるいは毎月定期的に行われるような会議では、今後の会議についてか、以前の会議のことを指しているのかわかるようしましょう。例えば、件名に「○○会議(5月10日)のご報告」と入れるようにします。会議やイベントによっては、「第3回」といった回数などでもよいでしょう。いつのことか、一目でわかるようにすることが大切です。

「RE」でも内容によっては件名を変える

メールの返信では、「RE」が元の件名の前につきますが、たいていはそのままとした方が、どの要件の続きかわかりやすい。ただし、何度もやり取りを重ねているうちに、元の内容とは要件が離れていくこともあります。そんなときは改めて件名をつけ直した方がわかりやすいでしょう。

むやみに「至急」や「重要」をつけない

すぐに読んで欲しいからと、「至急」や「重要」を件名にむやみにつけることは、マナー違反です。よほど緊急性のある重要内容でなければ、相手に不快感を与えることもあります。また、緊急性の度合いによっては、メールではなく電話を入れるべきです。

最後に

適切な件名をつけていると、すぐに相手に開封されやすくなり、ビジネスがスムーズに進みやすくなります。たかがメールの件名とは思わず、相手に要件が伝わりやすい件名となるように心掛けましょう。

トップ4%のコンサルタントだけが知っている「5つのオキテ」を知りたい人は下記から登録!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です