Mac × iPhoneでのタスク管理術2015年

mac タスク管理イメージ画像

今回の目的は、最終的にタスクの細分化まで至り、全てのタスクが“実現可能”な状態になること。いうならば、常に行動ができる「スタート」を意味しています。それでは、パソコンとモバイルを使ったタスク管理を見てみましょう。

アプリを用意する

最初の段階は、MacとiPhoneそれぞれのアプリケーションを用意することからはじめます。

Mac

OSXのアプリケーション「OmniFocus」を使用します。こちらは、超高機能なタスクリストとして知られ、多くのビジネスシーンで活躍する最もポピュラーな存在です。

iPhone

iOS標準のリマインダーに登録できる「KickReminder」を使用します。こちらの機能は、起動と同時に入力できる状態になります。そのため、急な思いつきも逃がさないというメリットがあります。

入力のポイント

上記した2つのアプリを開けば「Inbox」という画面が出てくるので、その中に“思いついたもの全部”を入力します。例えば、仕事であったり、プライベートだったり、近未来もしくは将来したいことなど。入力の際のポイントとしては、“思いついた段階で即入力”することです。なぜなら「その場の発想を生かす」ことが、タスクでの効果的な方法だからです。そのため、記憶に残すより入力を心がけておくとよいでしょう。

OmniFocusの使い方

ここでは、実際にOmniFocusを使って細分化へ向かいます。まず、サイドバーの中にある「Inbox」、「Projects」、「Contexts」、「Review」という4つのカテゴリを使用します。次に、前章で述べたInboxから、残り3つのカテゴリに仕分けを行います。

・Projects

ここには、いくつかのステップに分けないと早期実現が難しいものを入れます。例えば、6時間もかかる資料づくりなど。

・Contexts

この中には、時間的にゆとりができるものを入れます。例えば、ある製品が検証段階の時点での実行には無理があります。よって、「実行は検証の次」というのが一般的な考え。Contextsでは、そうした“今すぐやるべきではない”ことが対象になります。

・Review

ここは、ProjectsとContextsに該当しないものが入ります。すなわち、Inboxの中に残ったもの全てになります。また、Reviewには、“ついつい後回しになりがち”なものが入る傾向にあります。そのため、画面右側の「Note」の欄でそれを分解して、よりタスクできる状態に近づけてゆきます。

KickReminderの使い方

KickReminderは、操作が簡単なことで知られています。まず、リストを作成したあと、その中にタスクを入力します。次に、日時を選択すれば完了です。また、リストが増やせるので、OmniFocusのように細分化することも可能です。

KickReminderの魅力は、iPhoneのリマインダーに直接反映するため、手間が省けることだといわれています。

最後に

タスク管理は、Inboxに入れるまではよいのですが、そのあとの細分化に至らないという傾向が見られるようです。そのため、Inboxには“細分化する時間”も含めて入力しておくとよいかもしれません。

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