タスク管理術「GTD」で、ビジネスハック!

GTDタスク管理イメージ画像

タスクを書きだしても上手くこなせず、タスクが溜まる一方といった事態に陥っていませんか。

タスクは書き出すだけではなく、いかに管理するかが重要です。そこで、GDTタスク管理という方法をご紹介します。

 

そもそも「GTD」とは

「GTD」とは「Getting Things Done(仕事を成し遂げる)」の略で、デビッド・アレン氏が提唱し、効率よくタスク管理を行なえる方法として注目されているものです。タスクに優先順位をつける従来の方法ではなく、状況に応じたタスクリストを作成し、

2分以内で終わる仕事はタスクリストに加えず、その場で済ませることを推奨しています。「GTD」は手書きでも、スマホやパソコンでツールを使っても管理できます。メモ用紙を使ってクリップで束ねる、Evernoteなどのウェブサービスを利用するなど、使いやすい方法で実行しましょう。

「GTD」の5つのステップ

「GTD」は次に掲げる5つのステップに基づいて実行していきます。

 

1.収集

「inbox」と呼ばれる仮置きの場所に、やるべきことや気になっていることなどの情報を書き出します。

2.処理

「inbox」にある情報をタスクか、今2分以内で処理するべきか選別します。

3.整理

処理の判断に従い、「inbox」内のものを「ゴミ箱」、「プロジェクトリスト」、他の人に依頼する「連絡待ちリスト」、今やっている仕事の「次にやるべきリスト」、時間のあるときに取り組む「いつかやる/多分やる」リスト、に分類します。

それ以外に、特定の日にやるものはカレンダーに書き込み、2分以内にできるものはすぐにやります。

4.レビュー

毎日、毎週、毎月といった周期で、整理した項目を見直していきます。

5.実行

リストアップした内容をできることから進めていきます。

GTDタスク管理のポイント

「inbox」はあくまでも仮置きの場所で、整理されていない状態です。タスクリストとして利用してしまうと、業務効率の低下を招きます。また、収集や整理に力を入れ過ぎてしまい、この段階で達成感を持ってしまうと、実行のスピードが落ちてしまいます。

あくまでもGTDタスク管理は、適切にタスクをこなすための手段ということを忘れないようにしましょう。また、GTDタスク管理を行うツールを頻繁に新たなものに変えようと試みると、管理が煩雑になってしますので、慎重に検討することが大切です。

最後に

タスク管理の方法は仕事の内容や個々の性格によって向き、不向きがあります。業務量が多く、仕事の進め方に悩んでいる人は試してみるとよいかもしれません。

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