Gmailでメールの処理速度を効率化する方法

41

一般的な社長以上に独立コンサルタントはメールの処理に時間をとられがちです。
なぜなら社長としての業務メールの他に、クライアントからの相談メールが入るからです。

相談メールは業務メールと比べて内容が複雑であることが多く、
また返信する分量も多くなります。
私自身もスカイプなどを活用したコンサルティング会員制度をやっていたころは、
マックスで月に120のクライアントを抱えていることがありました。
となると1日に10〜15くらいの相談メールがきます。
1通に20分以上かかる場合もありました。
ですから、メールの処理で午前中が潰れるなんていう経験もあります。

それでも、大切な相談ですから全て処理する必要があります。

従って、メールを効率的に処理することが、
そのままコンサルタントの仕事の効率化に直結する、というわけです。

そこで今回はメールの効率的な処理の方法について、お話ししましょう。

このメールを効率する上で欠かせないのが、Gmailです。

Gmailとはご存知の通り、Googleが提供するメールサービスです。
様々なメールを試しましたが、効率的にメールを処理するのには最も向いています。

今回は、実際に私がやっているGmailを活用してメール処理を効率的にする方法を図解付きで解説します。

Gmail活用法
コンサルタントのための設定方法編

Gmailでメールの処理速度をアップするためには、まず下記の7つの初期設定が必須です。
これは一度やれば終わりですから、すぐにはじめてください。

Gmailの設定1&2 全員に返信/送信アーカイブ

まず「設定>全般」から
返信時のデフォルトの操作を「全員に返信」
送信&アーカイブを「返信に[送信&アーカイブボタン]を表示する」
に設定をします。

01

 

「全員に返信」というのは、一気に複数人宛のメールが来たときに、
返信をすると自動的に全員に返信するようにする設定です。
通常は差出人向けのみに返信が初期設定となっています。
関係者全員にメールを送って、1人だけに返信するということは、かなり少ないはずです。
なぜ差出人だけに返信するというのが初期設定なのかちょっと理解ができません、Googleさん。。。

「送信&アーカイブ」というのは、メールを送信すると同時にメールをアーカイブするという設定です。
このアーカイブ機能がGmail独特の機能であり、
メールの大量処理に使える機能であり、私がGmailを選んだ理由でもあります。
アーカイブって何???と思われる方も多いと思います。

後ろのメール処理編のところでお話ししますので、
とりあえずこの設定をしておいてください。

Gmailの設定3&4 カテゴリをメインのみにする/重要マークを消す

Gmailの二大不要機能がカテゴリと重要マークです。

カテゴリとは、受信ボックスをその名の通り複数のカテゴリに分ける機能です。
下記のようにカテゴリ分けされます。

gamil1

 

後述しますが、メールは重要度に関係なく古いものから順番に処理することが基本です。
カテゴリに分かれているとそれができません。
来ているメールを一元的に見ることができませんから。
なのでカテゴリをメインただひとつに絞ります。

重要マークとは自動的に重要度をGmailが判定してくれて、
重要なものにマークを入れてくれる機能です。
古いものから順番に処理を基本とすると、重要マークがついていようがいまいが関係ありません。

そもそも重要かどうかを自分以外が判断することにイラっとすることは私でしょうか?

カテゴリと重要マークの設定は下記の通り「受信トレイ」から行ないます。

02

 

Gmailの設定5 返信定型文を有効にする

よく使う返信を定型文として保存しておき、必要な時に選択するだけで使えます。
ぜひ過去のクライアントからの質問メールをチェックしてみてください。
似たような質問がきていて、同じような回答をしていることがかなりあるはずです。
そういった質問を定型文にしておけば、少し修正するだけで返信文を作ることができます。

同じような質問をされないようにすることはもちろん重要です。
ですが、コンサルティングの段階で説明しても理解できない、
実際に行動する段階になってはじめて理解してもらえる、
という性質の説明もあります。
そういったものは「ワザと質問させる」ということも、クライアントに成果を出させるために必要です。

「設定」>「Labs」>返信定型文を有効にする、だけです。

03

 

あとはメール作成画面で、、、メール文面を作って、

04

 

メールの名称を決めます。

05

 

Gmailの設定6 自動表示の設定

Gmailはメールを見て、削除、返信などの処理をするとメール一覧に戻るというのが基本となっています。
そうすると、また一番下の古いメールを選んでクリックする必要があります。
それは面倒です。

なので、メールを処理すると自動的に、次のメールに移動してくれるようにする設定です。

「設定」>「Labs」>自動表示を有効にする

06

 

「全般」>「自動表示」>「次の(新しい)スレッドに移動する」を選択

07

 

Gmailの設定7 Gmailに自分のメールアドレスを設定する

最近、フリーランスやコンサルタントで名詞にGmailのアドレスを書いている人も増えました。
相当、進歩的な業界を対象にしているのであれば、それはそれでいいと思いますが。。。
多くは「え、フリーメール?」と思われてしまうのが現実。

また、今後、何らかの理由でGmailが開けないということもあり得ます。
その時に自分のメールアドレスであれば、メーラー(メールソフト)に設定し直せば、少なくともそれ以降のメールを確認することができます。

そこであなたのドメインのアドレスをGmailに設定しておきます。

08

 

サーバーの情報を入力する。

09

 

受信だけでなく送信もできるようにしましょう。

11

 

12

 

届くメールに記載された数字を入力します。

13

 

自分のアドレスが設定されます。

14

 

Gmail活用法
コンサルタントのメール処理術

以上でGmailの設定は完了です。
以上の設定を活かして、実際にGmailの使い、どのようにメールを処理するかをお話しましょう。
効率的なメールの処理方法は簡単です。

以下の3つのルールを守るだけです。

Gmail活用ルール1 メールを見る時間を決める

仕事において最も集中力を削ぐものが中断です。
クライアントからの電話、スタッフから質問などなど。

特に、最も集中力を削ぐのがメールです。
メールが来ましたよ、とアラートを設定している人は多いはずです。
また、スマホにもメールが転送されて、メールが来るたびにピコンっと音が鳴る。
ほんのちょっとした、そして無意識にやっていることですが大きく集中力を削いでいます。

半日で結構です。
メールのアラートを消し、スマホの電源を消してみてください。
恐ろしく仕事がはかどることがわかるはずです。

またメールが来たかな?とメールの送受信ボタンを1日何度も押すなんて経験があるはずです。
これは中断というよりは自分の意志による脱線ですが。
それもやっぱり集中力を削ぎます。

つまり、仕事に集中するためには、それを邪魔する要素を排除し、
まとまった時間でその仕事だけに取り組むことがポイントになる、というわけです。
メールのせいで集中力が削がれることになります。
だから、アラートやスマホへの転送は完全にOFFにしておくのは大前提です。

さて、前置きが長くなりましたが、ここからが本題。
細切れにメールを見るということは、まとまった時間でメール処理をしていないということ。
結果、メールの処理スピードも圧倒的に落ちることになります。

ですから、メール処理をするのも、何時〜何時までと手帳にブロックしアポイントと同様に扱います。
その時間になったらメールの処理をします。

たったこれだけですがメールの処理速度は圧倒的にあがります。

ちなみに1日にどれくらいのメールの時間をとるか、ですが・・・
私の場合、1日50分です。徹底的にメールが来ることを排除しているからです。
しかし、はじめはそれは不可能でしょう。
なので、2時間程度が適当かと思います。
まとめて2時間ではなく、午前中に1時間、午後に1時間と言う感じがいいですね。

ただし、業務の最後に見ないことは強く推奨します。
そのままズルズルとメールの処理に時間をかけることになりますから。
何時までに終わらないと。。。という締め切り効果こそが処理スピードを高めると共に、
今日やらなくていいことまでやらないで済むようになります。

Gmail活用ルール2 メールは一度見たら処理する

メールを見て「時間がないからこれは後で処理しよう」と未読にし直す、
ということをした事がないでしょうか。
で、あとでメールを見て「う〜ん、やっぱり後にしよう」とまた先延ばしにされていきます。

読み直している、というだけで二回読んでいることになりますから時間の無駄です。
ですから、1度見たメールは返信する、削除するなど何らかの処理をする、と決めておきます。

もしその場で処理しきれないメールであれば。。。
後で連絡する旨だけ返信しておきます。
で、タスクリストに記入しておき、アーカイブをします。

アーカイブとは受信トレイからメールを見えなくすることです。
削除するのとは違います。
検索したり、左側のメニューの「全てのメール」をクリックすばメールは残っています。
しかし、目に見えない状態になります。

つまり、この方法で処理していくと全てのメールを処理し終わると、
受信トレイが空っぽという状態になります。
時間一杯になりメールが残っている場合も、新しい未読メールだけが残っている状態になります。
次のメールをチェックする時間にまた古いものから確認しておくことになります。

で、実はルール1の時間を決めてやる、というのはここにも効いてきます。
つまり、時間を決めてやるということは、
メールを返信するヒマがない時にメールを見るな、ということです。
メールを見る時間にメールを見ているわけですから、
「時間がかかるから返信は後にしよう」ということはあり得ない、ということです。

Gmail活用ルール3 重要度に関係なく古いものから順番に処理

最後のルールが古いものから順番に処理する、ということ。
重要度は完全に無視することがポイントです。
なぜならメールを開かなければ重要なものかどうかなんて判断ができないから。
これはルール2に反します。

しかも、重要であろうがなかろうが、
最終的に処理しないといけないことには変わりありません。

であれば、重要度に関係なく古いものから順番に処理する方が合理的といえます。

Gmailを推奨するもうひとつの理由

もちろんGmailでなくても、メーラー(メール閲覧ソフト)を使っても今回のルールを使って処理することは可能です。
アーカイブはできませんが、その場合は思いきってゴミ箱に捨てるようにします。
でも、Gmailのように言って一定期間が経ったら完全に削除されるものではないので、
アーカイブとほぼ同じ機能と言えるでしょう。

とはいえ、やっぱりGmailの方が使いやすいのが事実ですので、私はそちらを推奨します。
そして、もうひとつ、Gmailを推奨する理由があります。

それは。。。
アカウントを複数持ち切り替えられる機能があることです。

アカウントを複数取得しておいて、ログインしておけば、
下記の画像のところからアカウントをすぐ切り替えることができます。

gamil

なぜこれが重要か?
2点あります。

1 役割ごとにアカウントを分ける

1点目。仕事上の役割ごとにアカウント(つまりメールアドレス)を分ける事ができるということ。

独立してコンサルティングをしているとすると、
1 経営者として外注やスタッフと日常業務をするあなた
2 クライアントにコンサルティングをするあなた
3 問い合わせなどのサポートをするあなた
の最低でも3つの役割を果たしています。

これら、それぞれでメールをやり取りします。

当然、既存クライアントが最も重要で、社内業務が最も優先度は下がるわけですから、
メールの重要度でいけば、2→3→1となります。

アカウントを複数持っていると、どうしても時間がない時は、とりあえず2だけでも処理しようということが可能になります。

ちなみに、私は上記の3つ用に加えて、資料用のアカウントを作ることを推奨します。
競合のメルマガを保存しておいたりする用途に使います。
普段から愛読すべきメルマガ(「コンサル大学」や「オクゴエ!」などですね(笑))は日常業務用のアドレスを使います。

しかし、競合チェックなどの用途の場合、一通ずつ読むよりまとめて読む方が、
競合が何を考えているか分かりやすいです。
また、メルマガの購読を増やしていくと、変なスパムが届くようになりますので、
アカウントを別に分けておけばメインのアカウントがスパムで汚されることはなくなります。

というわけで、アカウントは
1 経営者として外注やスタッフと日常業務用
2 クライアントにコンサルティング用
3 問い合わせなどのサポート用
4 競合のメルマガなどの資料用

の4つを作りましょう。

2 任せやすい

4つのアカウントを作るよりも、ひとつのアカウントで4つにカテゴリ分けする方が、アカウント切り替えの手間がなくていいんじゃないの?
と思われたかもしれません。

確かに、はじめはそうかもしれません。
しかし、あなたがどんどん忙しくなってくるにつれて、問い合わせのサポートやコンサルティングの一部を外注やスタッフに任せるという局面が必ずやってきます。

その時にアカウントを分けておけば、担当に対してアカウントのIDとパスワードを渡すだけで仕事を任せることができます。
その利便性も踏まえて、アカウントを分けておくというわけです。

Gmailの活用法まとめ

さて、いかがでしょうか。
メール処理が仕事で大きな時間を占めるコンサルタントが多いと思います。
しかし、メール処理そのものが利益を生みだすことはありません。

従って、いかに効率的にメールを処理するのか。
そして、残った時間を利益を生み出す業務に使うことが重要になります。

そのための武器としてGmailは非常に使えます。
まずは4つのアカウントを取得して、全ての設定を済ませてください。

後は
・ルール1 メールを見る時間を決める
・ルール2 重要度に関係なく古いものから順番に処理
・ルール3 メールは一度見たら処理する
この3つのルールに従って、日々のメールを処理していくだけです。

今までとは、メールの処理速度も、その他の業務速度も変わることが実感できるはずです。

トップ4%のコンサルタントだけが知っている「5つのオキテ」を知りたい人は下記から登録!

Gmailでメールの処理速度を効率化する方法」への2件のフィードバック

  1. アーチェリー

    画像付で大変役に立ちました。
    早速変更しましたが、快適です。
    ありがとうございました。

    返信

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です