デスクトップ、仕事がはかどる整理術

デスクトップ整理術イメージ画像


日々目にするパソコンのプデスクトップが散らかっていると、作業効率も悪くなりがちです。デスクトップからスムーズに日頃使うファイルにアクセスできれば、業務が進めやすくなります。

そこで、デスクトップ整理術をご紹介します。


デスクトップの整理は必要

机に資料を広げて仕事をするよりも、パソコンでの作業が中心となる中、デスクトップが無秩序な状態は、机の上に使わない資料が山積みになっているのと同じ状態です。机の中から必要な書類を探して作業するのは効率が悪いように、アイコンでいっぱいのデスクトップのパソコンでの仕事は非効率です。

不要なファイルは削除するなど断捨離をし、デスクトップのアイコンを最低限のものとして、見やすくなるように心掛けましょう。

しかし、デスクトップの整理に時間を掛けていては本末転倒となります。そこで、デスクトップ整理術を身につけて業務の効率化を図りましょう。

デスクトップにはショートカットを置く

日々の業務に追われていると、よく使うフォルダはデスクトップに作成してしまうことがあります。しかし、デスクトップにファイルを置くと、ファイルやソフトの起動が遅くなる要因となります。レスポンスの悪いパソコンでは、仕事の効率の低下を招きますし、イライラしてしまいがちです。

よく使うファイルも通常のファイルと同様に、マイドキュメントなどに案件ごとに保存し、デスクトップにはショートカットを配置しましょう。デスクトップにショートカットを置いても、起動時間にはほとんど影響しません。デスクトップにショートカットを置くのと、直接ファイルを置くのでは、作業効率はほぼ変わりませんのでメリットは大きいです。

また、ショートカットであれば、デスクトップを整理する際に削除してしまっても、ファイル自体は残るので躊躇なく消すことができます。


仮ファイルの保存先をつくる

作業中のファイルやダウンロードして一時的に必要なものなど、とりあえず今使いたいファイルは、デスクトップに保存してしまいがちです。しかし、これが重なることがデスクトップにファイルが散在する要因となります。そこで、仮ファイルの保存先をつくり、ショートカットでデスクトップからアクセスできるようにしておきます。

ファイルは、最終的には取引先や用途ごとに保存しますが、一時的には「進行中」のフォルダをつくって保存しておきましょう。一つのフォルダへのアクセスで済むことが多く、保存場所を探すことも減って便利です。

カフェなどで仕事をする人は注意

カフェなどで移動時間の合間に、仕事をすることもあるかもしれません。オフィスや自宅以外でもパソコンで仕事をする人は、デスクトップに置くフォルダやファイル、ショートカットの名前に気をつけましょう。ファイル名から職業や業務内容が、他人に知られてしまうことがあります。

コンサルタントにとって、案件名やクライアント名が不用意に知られることは好ましいことではありません。

よく使うソフトはタスクバーに配置

よく使うソフトはタスクバーからアクセスできるように常駐させておくと、作業中にデスクトップに戻ることなく使用することができます。

Windows 8の場合は、ソフトを使用中にタスクバーに表示されている状態のときに右クリックをすると、「タスクバーにピン留めをする」が表示されますのでクリックします。Windows 7では、「タスクバーにこのプログラムを表示させる」です。

壁紙の選び方で見やすさが変わる

デスクトップのアイコンの数を減らしても、壁紙によってはアイコンが見づらいことがあります。壁紙はシンプルなデザインでアースカラーを用いたものなど、パソコンでの作業中に気が散りにくく、目にやさしいものを選びましょう。

また、アイコンを目的別、あるいは種類別に分類してデスクトップの上に置きたい人には、4色や6色に色分けされた壁紙がおすすめです。

デスクトップをデイリーで整理

一度デスクトップを整理しても、気づいたら元の無秩序な状態に戻ってしまわないためには、毎日デスクトップを整理する時間を決めておくことも、デスクトップ整理術の一つです。

例えば、朝、その日の仕事に必要なファイルをデスクトップに出しておくと、to doリスト化を兼ねられ、作業漏れも防げます。その日にやるべきことが終わったら、「進行中」のフォルダに入れるか、削除する、あるいは元のフォルダに戻します。

そして、1日の終わりに、「進行中」のフォルダの中で不要なものやデスクトップ上で使わなくなったものを削除しましょう。その日に必要なファイルを出しておくことは、デスクトップが整理されているからこそできることです。

日々デスクトップ整理を行なっておくことで、作業効率がアップするだけではなく、デスクトップの整理にかける時間を改めてとる必要がなくなるのです。


最後に確認して欲しいポイント

使いやすいパソコンであれば、気持ちよく仕事ができてはかどります。デスクトップが散らかってしまわないように、定期的にメンテナンスを行いましょう。

コンサル大学、関連のおすすめ記事!

 

トップ4%のコンサルタントだけが知っている「5つのオキテ」を知りたい人は下記から登録!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です