クライアントの成果を上げるコンサルタントの整理術

コンサルタントの整理術


業務の効率化を図るうえで欠かせないのが、書類の整理。書類の量が膨大では必要な資料を探すだけでも手間取ってしまいがちです。適切に資料が保管されていれば、必要な情報を即座に得ることができます。そこで、書類に関してのコンサルタントの整理術をまとめてみました。

書類整理は仕事の土台となるもの

書類が整理されていなくても仕事はできると考える人もいるかもしれませんが、ファイリングは、あらゆる業務の土台となるものです。事業の根幹となる企画立案を行うためには、会議や打ち合わせを重ねる必要があり、事前に根拠となる資料作成が行なわれることが前提です。

文書が適切に保管されていなければ、正確な資料作成が困難な可能性が生じます。

書類の保管は判断基準を設ける

属人的なファイリングをしていると、担当者の急な休職や退職の際に混乱が起きてしまいがちです。書類は誰もがわかりやすいように、ファイルごとに保管しておくものの判断基準を設けておくのが鉄則です。

書類の保管のルールを決めていても、想定外の事態が起きたときは、誰の判断とするか明確にしておくと、チーム内が混乱せずに済みます。

業務の目的に即した分類にする

一般的に書類の整理というと、大分類→中分類→小分類と分けていきますが、定型化された分け方が業務内容に合っているとは限りません。業務の目的に即したものとなるように、何のための書類の保管スペースか目的を明確化することが大切です。

法的な保管書類に注意

そもそも書類には法的に保管義務が発生するものがあります。これらは、誤って捨ててしまうことのないように、ファイルの色を変えたり、別の場所に保管したりするなどした上で、社員への周知を徹底しておきましょう。

ペーパーレス化を図る

書類の量が多ければ、オフィスのスペースを圧迫し、書類保管のために移転といったことにもなり兼ねません。オフィスの書類は30%~50%が削減可能といわれていますが、完全には処分できないものも、ペパーレス化によって書類の量を減らせます。

最後に

書類整理の方法は、業務に関わる人への周知徹底を図ることが大切です。素晴らしいファイリングシステムでも、実際に書類を扱う担当者が理解していなければ、元の状態に戻ってしまいがちです。

新しいファイリングシステムへの移行にあたっては、マニュアルを作成しておくとともに、適切に書類整理がされているか確認していくことが大切です。

出来るコンサルタントが実際に行っているファイル整理術を学び、今まで以上にクライアントに対する時間を捻出して成果を上げていきましょう。

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