事務的なミスを減らす仕事術

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事務的なミスをする人と、ほぼミスなく仕事をこなす人の仕事の取り組み方には、

どのような違いがみられるのでしょうか。事務的なミスを減らすための仕事術を紹介します。

メモをとる

人間の記憶は曖昧になりがちですので、聞いたことを正確に覚えているつもりでも、実際
は違っていることがあります。

ちょっとした頼まれごとや、軽微な修正の依頼などでは、メモをとらなくても大丈夫と思っていても、記憶違いが起きることが想定されます。

自分を過信せず、依頼された内容は必ずメモをとるようにしましょう。メモを取らずにう
る覚えの状態では、ミスが頻発するのは当然です。

事務的なミスの少ない人は、記憶力がよくてもメモを取る傾向にあります。メモをとることで頭に入りやすくなるとともに、依頼内容を再確認する手間も省けます。

To doリストをつくる

ミスの多い人には、自分のやるべきタスクを把握できていない傾向があります。タスクを
箇条書きで書き出し、優先順位を書き入れましょう。優先度の高いものから取り組むこと
で、時間に追われて慌てることなく、落ち着いた姿勢で業務に取り組めます。

やるべきことを忘れていて、慌てて終わらせるような行動は、ミスに繋がりやすい仕事の
やり方です。

目的を聞く

作表などの事務作業を頼まれたとき、何のために必要な仕事か把握しているかどうかで、
求められているものが完成するか変わってきます。

目的がわからないまま進めてしまうと、依頼した人のニーズを満たしたものにはなりにくい。こうした場合、作業自体がやり直しとなってしまうこともあります。

ただ、頼まれた仕事をこなすのではなく、何のための仕事か意識するようにしましょう。

チェックを怠らない

入力ミスの多い人は、そもそも入力後のチェックという作業を怠っています。数字の入力
を伴う業務では、チェックを終えるところまでが一連の業務です。

入力内容に間違いはないか、数字の整合性がとれているか、確認を終えてから担当者に提出するようにしましょう。もし、数字が合わない場合には、画面上での目視ではなく、プリントアウトした方が
早いこともあります。

ミスの少ない人はどこをチェックするべきか勘所がわかっており、何も確認せずに提出す
るようなことはしないものです。

最後に

事務的なミスを減らすためには、プロ意識を持ってミスなく取り組もうという心掛けも大
切です。ミスなく仕事をこなしていくことで、周囲から信頼される存在になれます。

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