仕事における優先順位の正しい付け方、第二領域の問題点

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コンサルタントのための、
ビジネスを進めていくときの優先順位の付け方。
これをあなたにシェアしたいと思います。

あなたもいろいろな所で「優先順位の大切さ」
については見たり聞いたりしているはず。

では、その学んだことを仕事に活かせているでしょうか?
胸を張って「YES」と答えられる人は意外に少ないです。

あなたもそうではないでしょうか?

うまく優先順位をつけられない理由

その理由はとてもシンプル。

『優先順位をつける基準を知らないから』です。

その解決策を今からお話していくワケですが、
その前に必ず出てくるコンセプトをおさらいします。

それは、コチラの図。

第二領域

これは、『7つの習慣』(スティーブン・R・コヴィー著 キングベアー出版)
に出てくる時間管理のコンセプトです。

おさらいをすると、

第一領域・・・締切のある仕事、クレームなど
第二領域・・・経営計画を立てる、長期的視野に立ったマーケティングなど
第三領域・・・ほとんどの電話、重要じゃないけど締切のある仕事など
第四領域・・・暇つぶしのゲーム、ネットサーフィン、ゴロゴロする時間など

がそれぞれ当てはまります。

その中で、どの領域を優先して取り組むべきか
というと、「第二領域」です。

なぜなら、第一領域ばかりに目を向けて、
目先の売上を追っていると、「長期的に利益を生む仕組み」
や「商品の改善」などができないからです。

その場合、いつまでたっても働きづめ、
その場凌ぎの仕事しかできなくなってしまいます。

これは、我々コンサルタントにも当てはまります。

とはいえ、ここで我々の現実に即していない
”ある問題”が2つ出てきます。

コンサルタント特有の2つの問題

それは何かというと、、、

1.重要ではない仕事にも取り組まないといけない

我々コンサルタントは第二領域以外の仕事にも
取り組まなければなりません。

あなたが独立系のコンサルタントであれば、
あなた1人もしくは、右腕のスタッフと二人体制
でビジネスをされている、ということ。

ですから、たとえば領収書をテープで貼るとか、
ペン、消しゴムを買いにいくとか、そういった
雑務も仕事を前に進めるためにこなしていく必要があります。

現実的に捨てるわけにはいきません。

じゃあそれは、優先順位をどのように
つけていけば良いのか?という問題が出てきます。

2.第二領域の仕事は1つや2つではない

第二領域、と一口にいっても、
あれも第二領域、これも第二領域、と数えてみたら
10個くらいある場合が大半です。

では、その中での優先順位はどうつければいいのか?

これら2つ。

・重要ではない仕事はどう片付けていけばいいのか?
・複数ある第二領域の優先順位はどうすればいいのか?

の解決策を今から、お話します。

優先順位の正しい付け方
~重要ではない仕事を片付ける編~

雑務のような重要ではない仕事は
どうやって片付けていけば良いのか?

この答えはとてもシンプルで、
「先延ばしする」です。

仕事を先延ばしにすることで、
2つのシナリオが待ち受けています。

1)仕事自体が立ち消えになる

1つめは、先延ばしにすることで、
それをする必要がなくなる、ということです。

たとえば、
気乗りのしない会合に招待された。

で、申し込まなければと思っている
うちに申し込みの期限が過ぎていた。

そうなると、「参加する」という
選択肢は消えてなくなります。

2)期限が迫る

2つめのシナリオは、その仕事の期限が
迫ってくる、ということです。

その場合、人は行動せざるを得なくなります。
たとえば、明後日、税理士が来るから、
帳簿付けをしなくてはいけない。

などがそれに当たるでしょう。

このように、重要でない仕事にも

・本当の本当にやらなくていい仕事
・期限が迫ったらやらなければいけない仕事

に先延ばしをすることで自然と分けられます。

「先延ばし」というと、悪い事に思えます。
ですが、問題なのは「第二領域を先延ばしする」こと。

実はやらなくても良いことをあぶり出すために
あえて先延ばしはするという方法はとても有用です。

また、期限が迫ってからやることで
高い集中力が発揮でき、
より短い時間でできるメリットも付け加えておきます。

優先順位の正しい付け方
~複数ある第二領域の優先順位編~

では、次に複数ある第二領域にどのように
順位をつけていけばいいのか?

それは、さらに以下の「成果のマトリクス」を付け加えます。

seika

横軸が、成果が出るのが速い・遅いという基準。
縦軸が成果が大きい・小さいという基準です。

この①〜④に、複数ある第二領域のタスクを
分類していきます。

すると、まずあなたが取り組むべきなのは
成果が速く、かつ大きなもの、つまり②の領域
から手をつければいい、ということがわかります。

では、その次はどうすればいいのか?

・①のスピードは遅くても、成果が大きいものか?
・④のスピードは速いが、成果が小さいものか?

これは、あなたのビジネスによって異なります。

たとえば、売上がどうしても必要!という場合は、
「④」を選択することが正しい順位でしょう。

ある程度余裕があるのであれば、
「①」を選択することが正しい順位と言えます。

オススメの優先順位

では、私がオススメする優先順位はどの順番か?

もし、あなたが「思ったように時間管理の
アイデアを使いこなせていない」と感じているなら、、、

『まずは成果は小さいがスピードが速い④の領域に取り組む。
その次に、①の領域をこなす』という順番です。

理由は、④の領域は成果こそ小さいですが、
成果が出るスピードは速いです。

そのため、「第二領域をやって成果が出る」という
成功体験をたくさん味わえるからです。

この感覚を得てもらえれば、第二領域を
こなすことが気持ちよくなり、どんどん
簡単に取り組むことができるようになります。

コンサルタントのための正しい優先順位の
付け方はおわかりいただけたでしょうか?

重要ではないものは先延ばしにする。
重要なものは、さらに成果が速く、大きく
出るものから取り組む。

これを頭に入れて仕事に取り組むと、
その他の領域もどんどん回るようになり、
時間に余裕が生まれてきます。

ぜひ、実践してみてください。

 

P.S.

もし、「第二領域に取り組む時間すらない…」
という場合は、それを解決する記事があるので、
そちらを参考にしてみてください。
(⇒ 第二領域の仕事に取り組めるようになる2つのポイント

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